Accueil > Actualités de la formation et des événements juridiques > Gérer l’agenda de la direction Juridique, mieux anticiper ? Enquête.


Dans une direction juridique, de nombreux éléments peuvent être anticipés, mais ils ne constituent qu’un aspect du travail réel qu’il faudra accomplir. En effet, de nombreuses tâches s’avèrent plus complexes que prévu, en raison du contexte externe (modifications législatives, ...) ou interne (réorganisation,...).
Mais surtout, beaucoup de projets apparaissent de manière imprévisible, en fonction de l’activité de l’entreprise, et ils doivent être menés de front avec les autres.

Nous vous offrons ici les résultats d’une enquête réalisée par le Village de la Justice auprès de plus d’une centaine de directions juridiques pour répondre à ces questions : quelles sont les tâches dont la charge de travail est la plus sous-estimée ? Quelles sont celles qui peuvent s’avérer plus rapides que prévu ? Et quels sont les imprévus les plus récurrents ?

CES ECHEANCES QU’ON SOUS-ESTIME...

« Toutes »

A en croire les résultats de l’enquête, il est peu de périodes dans l’année qui échappent au sentiment d’avoir plus de travail que prévu : les personnes interrogées citent comme des périodes de surcharge « le premier trimestre  », «  le deuxième trimestre », la période pré-estivale (avec l’approbation des comptes et les départs en vacances), et le dernier trimestre «  jusqu’au dernier jour de l’an  » (avec «  les déclarations et la validation des projet par les opérationnels  »). Ce qui ne laisse dans les périodes prévisibles que la période estivale de juillet à août !

En entrant dans le détail des échéances dont l’évaluation a été difficile, se trouvent, au premier rang, les tâches annuelles, liées à la gouvernance, mais qui surprennent par la difficulté ou la longueur de la mise en œuvre.

Les plus souvent citées sont : le renouvellement des contrats (« notamment les baux commerciaux  »), la préparation des assemblées générales, le recouvrement des factures et toutes les tâches liées aux assurances et aux risques. Viennent ensuite d’autres tâches régulières tels que les appels d’offre et les reportings.

Beaucoup de tâches, bien qu’elles soient prévues à l’avance, sont difficiles à planifier parce qu’elles n’interviennent pas tous les ans. Parmi les plus récurrentes : les élections professionnelles, les recrutements, les audits, la révision des procédures,...

De la même manière, les travaux de revue juridique reviennent souvent dans l’enquête, autant pour la diversité des thématiques à aborder (droit du travail, droit des marques, lois de finances, ...) que pour «  la nécessité de sécuriser les procédures en s’adaptant aux changements introduits ».

D’autre part, le soutien aux projets opérationnels, même s’il est récurrent, est très difficile à quantifier, parce que la complexité des dossiers est peu prévisible. Parmi les éléments les plus fréquemment mentionnés : les opérations de fusion-acquisition, les restructurations, les litiges (en particulier les procédures d’opposition) et les nouveaux partenariats techniques et commerciaux (joint ve ture ou consortium).

D’autres tâches de ce type font, bien que moins souvent, l’objet d’une sous-évaluation : le droit des sociétés comparé pour cause d’opération à l’étranger, «  les audiences en arbitrage, surtout avec les déplacements  », le lancement des nouvelles offres et des nouvelles activités, ainsi que les négociations commerciales. Enfin, les litiges sont souvent synonymes de surcharge imprévisible pour les DJs, en raison du nombre et de la pluralité des procédures impliquées : la procédure judiciaire, les plaidoiries, les résolutions à l’amiable, les rédactions et dépôts de conclusion, ainsi que les rapports annuels sur la question destinés à la Direction générale.

LE POIDS DE L’IMPREVU.

« Les événements imprévus, c’est chaque jour ! »

En tout premier lieu, les impondérables tiennent aux ressources humaines du service : démission, licenciement, maladie ou décès d’un collaborateur, ou encore congé maternité sont les éléments les plus récurrents. Mais de nombreux autres événements surviennent, qui obligent à réorganiser, souvent en urgence, l’allocation des ressources disponibles : nouvelles conventions de services avec les services opérationnels ; mise en place de nouvelles procédures internes ; « interdiction de recruter après le départ d’un collègue  ».
Même les bonnes nouvelles, comme le recrutement d’un collaborateur, peuvent être synonyme de surcharge de travail à court terme, avec l’accueil, la formation, ainsi que les démarches administratives (carte de séjour pour les salariés étrangers).

Les relations avec les autres services sont également l’occasion de se confronter à des changements soudains. Dans ce domaine, les premiers facteurs de perturbation du planning sont les nouvelles opérations (cession-acquisitions) et la négociation de contrats d’importance. Mais l’enquête montre la diversité des éléments qui peuvent faire dérailler le déroulement initialement prévu.

D’une part, tout ce qui tient au soutien à apporter aux nouveaux projets : recherche de disponibilité et dépôts de marques pour de nouveaux projets, ouverture de nouveaux sites, accords de partenariat exceptionnels, création d’une nouvelle mission, jusqu’à un exceptionnel « changement d’activité de la société ».

D’autre part, beaucoup de demandes exceptionnelles concernent des changements ou des questionnements sur le fonctionnement de l’entreprise : réorganisation fiscale (« décidée par l’actionnaire »), réorganisation de la direction générale, audit des « contrats d’approvisionnement, de licence, des marques et des noms de domaine », déménagement et réaménagement des locaux, rédaction d’une convention de trésorerie, ou encore un projet d’épargne salariale.

La troisième catégorie d’événements imprévus renvoie au contexte économique ainsi qu’à l’intervention imprévisible des administrations publiques ou para-publiques. Les difficultés générales des entreprises se ressentent dans toutes les DJs, avec, d’un côté, «  l’abandon de plusieurs projets  », mais d’un autre côté avec, en sus de la charge habituelle de travail, des recouvrements préventifs pour clients en procédure de faillite ainsi que des procédures de liquidation judiciaire à gérer.

De plus, les personnes interviewées citent : les évolutions législatives (« surtout les réformes fiscales pour le calcul des paies  ») ; les nouvelles réglementations ; les nombreux contrôles possibles ( Fisc, CNIL, DGCCRF,...) auxquels peuvent s’ajouter « les redressements et les contestations » ; et enfin les relations pas toujours évidentes avec les instituts comme l’AFNOR ou les éco-organismes.

Cet article est aussi paru dans le Journal du Management Juridique n33.

CES TACHES QU’ON SUR-ESTIME (OU QUI VONT MIEUX AVEC L’EXPERIENCE).

« Au fil du temps, toutes »

Ces bonnes surprises couvrent tous les domaines et toutes les compétences. Il s’agit donc d’un message d’espoir, puisque toutes les tâches récurrentes peuvent faire, à mesure, l’objet d’un traitement plus rapide, tout en maintenant la qualité.

En gestion courante, on trouve les consultations annuelles obligatoires, les élections professionnelles, ainsi que de nombreuses tâches qui sont difficiles à évaluer, comme l’approbation des comptes, les accords d’intéressement, le budget, l’AG et le CA.

En ressources humaines, sont mentionnés « la gestion des sanctions disciplinaires  » et les «  litiges avec les syndicats ».
En soutien opérationnel, les échéances qui ont pu être finies plus tôt que prévues sont : le lancement de procédures d’achat complexes en marchés publics, la négociation des contrats, la mise à jour des conditions générales de vente ainsi que «  tout ce qui tient aux marques, dessins et brevets  ».

De manière récurrente, les personnes interviewées citent les procédures liées aux litiges : mises en demeures ; rédactions et dépôts de conclusions dans le cadre de contentieux ; préparation des réunions ; rapport annuel des dossiers contentieux.

Enfin, une dernière thématique régulièrement citée tient à tout ce qui relève de la production et de la circulation d’information ; sont ainsi mentionnés « des notes et des formations en interne, grâce à l’abondance d’information pour les réaliser », des rapports annuels, et le reporting, ainsi que les nombreuses revues juridiques.




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